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有个学术会议要在上海办,想找到优质的会务公司

[编辑:上海励博文化传播有限公司小编E] [时间:2019-10-09]

有个学术会议要在上海办,怎么才能找到优质的会务公司?想举办个大型学术性会议活动,怎么弄?请问有人知道大型学术性会议承办商吗?
 
现在越来越多的大学高校都在承办国际学术会议或国内学术会议,但是很多学校的老师不是特别清楚大型学术会议活动的相关细节。
 
接下来上海励博文化传播有限公司简单的对学术会议的举办流程做一个简单的介绍。
 
上海励博文化传播有限公司,13年会务服务经验,几万场会议活动案例积累,经验丰富!在上海是数一数二的会务公司。
 
1,学术会议前期通知
 
首先要确定会议的日期、预估大概的人数、会议的主题;
 
然后是请专家,包括嘉宾还有演讲的专家;
 
拟定会议通知红头文件,会议介绍,主办、协办单位,会议时间、地点,是否收注册费,学分等,会议联系人等。附会议议程,参会回执。
 
2,确定会务公司
 
会务公司可以帮忙解决很多的问题,比如说活动报备、酒店会场、餐饮、客房预订、会议大巴、专家接机送机、场地搭建、资料的印制、等等一站式会议服务。
 
3,专家专人负责
 
请专门的老师来联系这些专家,提前告知会议的时间以及授课的内容等等;
 
专家的接送问题,一定要同等级别的老师去接送,这一点会务公司会告诉负责活动的老师的。

 
4,会场资料的准备
 
在会议开始前,一定要提前搭建好舞台、LED,会场效果要验证好。另外会场签到台的资料发放、参会人员的报道注册、缴费、用餐的安排、大巴车的安排、住宿的安排、发票的安排等等这些都要提前考虑进去。
 
会议开始的前一天要提前测试所有的设备,确保不出问题。
 
5,会议当天注意
 
这一天,要安排足够的服务人员,这些人可以从学生当中出,会议接机、酒店会议签到、资料发放、费用缴纳、用餐安排、会场的签到、等等,学生都可以来做这些事。
 
专家接待组:接待专家入场。
 
然后是会议开幕式,开幕式后,大家集体合影。
 
茶歇也要准备好,因为参会人员在会议休息的时候,会来尝尝茶歇,垫垫肚子。
 
6,会议期间
 
会议大巴的安排,一般的学术会议有的参会人员是住在其他的酒店,不在主酒店,这时候就需要大巴车的合理调度。
 
参会人员的用餐,也要安排好,因为学术会议都是上千人的活动,人数较多。
 
会议结束后,参会人员拿到学分,还有参会的证书。
 
最后就是发票的发放问题了,一定要安排好,这里的发票有2个,一个是注册费的发票,一个是住宿的发票。
 
有个学术会议要在上海办,怎么才能找到优质的会务公司?想举办个大型学术性会议活动,怎么弄?请问有人知道大型学术性会议承办商吗?
 
以上是简单的介绍下学术会议的流程,如果需要详细的会议举办流程,请联系上海励博文化传播有限公司,电话 021-68911761
 
给您讲解非常详细的学术会议流程及其他注意事项。